Desde hace un tiempo, en DDW terminamos de migrar  todas nuestras planillas de cálculo desde Excel hacia hojas de Google.  En esta nota te explico por qué recomendamos hacer este cambio.

A continuación te voy a contar las ventajas de migrar tus planillas de cálculo a la nube (Internet). Voy a referirme  a las planillas de cálculo de Google (https://docs.google.com/spreadsheets/) porque en DDW nos especializamos en productos de Google, pero las ideas aquí expresadas y su principal conclusión pueden aplicarse a la solución de Microsoft: Excel Online (https://office.live.com/start/Excel.aspx)

Si utilizas más los servicios de Microsoft posiblemente te convenga Excel Online y si utilizas más los servicios de Google (Drive, Gmail, etc) seguro te conviene elegir Google Spreadsheets

Por qué migrar desde Excel a hojas de cálculo online?

Las planillas de cálculo en la nube son verdaderas bases de datos muy fáciles de usar, compartir, editar colaborativamente, y acceder desde cualquier navegador web. No necesitas ningún programa instalado en la PC, e incluso pueden usarse desde cualquier smartphone. Esta es la principal ventaja.

La potencialidad de las planillas de cálculo de Google (Spreadsheets) es tremenda, porque son compatibles con las hojas de cálculo de Microsoft (Excel) y las de OpenOffice, por lo que la migración desde cualquiera de estas no presenta mayores problemas de compatibilidad, ya que podrás transformar todos tus  archivos XLS en el formato online

Pero la característica más interesante de las hojas de cálculo de Google es que pueden compartirse con diferentes personas. El propietario/administrador puede restringir hojas o rangos con permisos determinados específicos a ciertos usuarios, y cada colaborador puede ver las actualizaciones en tiempo real, y hasta "chatear" en la misma interfaz con los colaboradores que tienen acceso. Esto es genial porque permite ahorrarnos muchísimo tiempo!

Pensemos en una planilla de datos de productos o recursos que debe ser actualizada constantemente por algunas personas y consultada permanentemente por otras. Por ejemplo, un tarifario, una planilla de disponibilidad. Un paso más allá nos permite hacer esta información pública (total o parcialmente) y publicarlo en la web.

Las hojas de cálculo online tienen además funciones muy interesantes como la posibilidad de vincular varias hojas entre sí (para importar rangos de datos, para consultar,  filtrar o procesar mediante cálculos). Esta cualidad nos permite crear a partir de nuestras planillas de cálculo de Google sistemas informáticos muy potentes sin tener que saber mucho de programación.

También permiten obtener un "data entry" desde Google Forms. Un simple formulario web embebido en tu website podría ser el receptor de los datos que necesitas y que puedes obtener a través de una encuesta,, o un formulario de suscripción/solicitud, por citar algunos ejemplos.

Para comprender cuán potentes son las hojas de cálculo online, debés saber que nos permiten hacer "screen scrapping" (importar datos puros o texto desde otros sitios web, sin el formato de presentación, y procesarlo/mostrarlo como querramos), o también podemos importar feeds de datos desde múltiples formatos de datos web (RSS, XML, Atom, etc) y manipularlos con funciones de filtrado, ordenado, o incluso alterado usando expresiones regulares u otros patrones de búsqueda y sustitución de caracteres.

Por supuesto que también tienen funciones avanzadas como las que trae el Excel de escritorio, como tablas dinámicas y scripts, complementos (macros en Excel), y se pueden hacer unos gráficos muy vistosos.

Algo que me falta mencionar es que las hojas de cálculo permiten vincularse (entre sí) o insertarse en documentos de textos o presentaciones (tipo Word y Powerpoint) dentro de la misma plataforma, de manera tal que cuando se actualiza la info en las planillas, se refrescan los datos o gráficos utilizados en otros documentos o sitios web sin tener que estar actualizando en varios lugares, con el problema que eso significa.

Capacidad computacional y de almacenamiento de hojas de cálculo Google

No obstante, cuando empezás a usarlas intensivamente  con mucha información y fórmulas, o el tamaño de los datos/transacciones es realmente grande, nos surge la pregunta de cuál es su capacidad máxima, tanto de almacenamiento, como de cómputo (cálculos y fórmulas)

Buscando en la documentación oficial de Google, lo único que nos dice es simplemente que la capacidad máxima son 2 millones de celdas, pero quise ir un poco más allá y después de mucho buscar lo único sensato que encontré es un documento de la  Universidad Popular Autónoma del Estado de Puebla, en México (UPAEP), que es problable que esté muy desactualizado (no tiene fecha de publicación), pero que afirma lo siguiente:

  • Cada hoja de cálculo puede constar de hasta 256 columnas por hoja, 400.000 celdas o 200 hojas, la cifra que se alcance antes. No hay límite en la cantidad de filas. (observa que el dato actual según Google es 2 millones de celdas)
  • Las hojas de cálculo pueden tener hasta 40.000 celdas con fórmulas. A esta cantidad total se le aplican las siguientes limitaciones:
    • hasta 1.000 fórmulas de GoogleFinance,
    • hasta 1.000 fórmulas de GoogleLookup,
    • hasta 50 fórmulas de importación.
  • Cada usuario tiene un límite de 1.000 hojas de cálculo. Las hojas de cálculo que otro usuario comparta contigo no se incluyen en este límite.
  • Sólo se pueden abrir 11 hojas de cálculo a la vez.
  • El tamaño máximo de hojas de cálculo que puedes importar es 1 MB en formato xls, xlsx, csv, or ods, txt, tsv o tsb.
  • Para determinar la cantidad de respuestas que puede admitir un formulario, ten en cuenta el número de preguntas y de otro tipo de celdas de datos que contiene.

 Para qué usamos hojas de cálculo de Google en DDW?

  • Para hacer un seguimiento del rendimiento publicitario de nuestros clientes y generar a través de tablas dinámicas el resumen de datos por cliente, por rubro, por nivel de inversión, rendimiento, por ratios, etc
  • Para llevar un historial organizado de nuestros datos y cuentas publicitarias administradas
  • Para reunir datos de las múltiples plataformas que utilizamos y generan estadísticas: Adwords, Facebook Insights, Google Analytics, Search Console, etc
  • Para organizar los datos que utilizamos para enviar el reporte a nuestros clientes
  • Para hacer project management: cada cliente tiene una planilla propia donde registramos la lista de cosas  por hacer y hechas, con las fechas y plazos de cada acción/iniciativa, y los responsables de cumplirlas
  • Para controlar el status y la evolución de nuestro negocio en números globales
  • Para la contabilidad y rendición de cuentas

Otros usos: Finanzas con Google Spreadsheets

En DDW nos gustan las finanzas también por lo que las hojas de cálculo de Google nos permiten calcular muchas aplicaciones útiles: renta y amortización de deuda, sistemas de cuotas, deflación de series monetarias, valoración de inversiones con diferentes sistemas (TIR, VPN, etc.)

También nos permite tener info actualizada en series históricas cuyos datos cargan automáticamente desde servicios como Google Finance o Yahoo!Finance, tales como la cotización del dólar, las tasas de interés y también información sobre empresas que cotizan en bolsas del mundo.

Para quien trabaja con series de datos, también ofrecen las clásicas funciones estadísticas como media, desviación estándar, máximos y mínimos, moda, correlación lineal y no lineal, etc.

Conclusión

El nuevo paradigma de computación y almacenado en la nube  nos trae plataformas verdaderamente potentes y confiables (SaaS). Es momento de actualizarnos y estar al día.  Y no es para menos cuando las ventajas de hacerlo superan ámpliamente sus desventajas.

El problema es que con nuestras aplicaciones informáticas preferidas entramos en una zona de comfort y nos resistimos a cualquier cambio que nos exija tener que aprender casi todo de nuevo.

En DDW nos costó "acostumbrarnos" completamente a este cambio y lograr una transición total, desde todas las planillas Excel que utilizábamos a una única solución online interconectada, pero cada vez que cuantificamos el ahorro de tiempo y recursos que logramos respecto a cuando usábamos Excel o las planillas de OpenOffice, creemos que realmente valió la pena.

En DDW sabemos cómo incorporar las nuevas tecnologías en tu negocio o empresa, para que puedas optimizar tu productividad y mejorar tu competitividad. Te invitamos a conocer nuestros  servicios!