Creo que el error más frecuente (de quienes tienen sitios web y alguna participación online) es considerar la gestión de contenidos como una tarea administrativa más. Cada pieza de información genera muchas interrelaciones, para bien, para mal, o con un impacto neutro. No se trata simplemente de publicar notas y bloggear copiando y pegando, o reescribiendo artículos tomados desde otras fuentes

Un trabajo improductivo y perjudicial:

Normalmente, la gestión de contenidos es encargada a alguien que no conoce la empresa o institución, y no sabe comunicar lo que se debe. El escenario más común es el siguiente:

- Se entra en un círculo vicioso de desarrollar contenidos que nada tienen que ver con la institución que los publica o con el tema directo del rubro o actividad
- Si el encargado de contenidos debe producirlos, este debe "inventar" qué puede publicarse para justificar trabajo y su pago. Esta presión generalmente es muy negativa.
- Se publican contenidos únicamente para buscadores (ensaladas de palabras claves, sin un criterio comunicacional coherente)
- Se trabaja mecánicamente al copiar artículos o notas de Internet y reescribirlas un poco para luego re-publicarlas
- Se ignora el impacto (beneficios o perjuicios) que generan los contenidos publicados y no se sabe medir los resultados
- Se corren riesgos por desposicionamiento web y mala reputación (contenidos plagiados que se detectan automáticamente), riesgos legales por violaciones de copyright, inclusión en listas negras de spammers, etc
- Se producen errores de usabilidad y técnicos: mal formato de textos, imágenes pixeladas y pesadísimas, mucho código basura, incompatibilidad multinavegador, etc

Gestionar contenidos de Internet, no es una tarea sencilla. La gestión de contenidos NO ES simplemente contratar un servicio de mantenimiento web o tener alguien en la empresa que sepa manejar el sitio en Joomla o Wordpress para cargar y actualizar información.

Las etapas de la gestión de contenidos web: producción, publicación y distribución

Todo comienza con la producción de contenidos la cual es la tarea más dificil y compleja, pero luego viene la presentación (publicación) y distribución de los mismos, sin perder de vista lo siguiente: cada pieza de contenido debe llegar a los usuarios indicados cuándo lo necesitan, cómo lo requieren y en la dosis justa, con tal de disparar la acción que esperamos.

Se trata (siempre lo digo y lo repito hasta el cansancio!!) de seguir un modelo de comunicación lineal sencillo: qué cosa decimos, a quienes, en qué momento, dónde y para qué (para qué le sirve al usuario lo que publicamos y para qué nos sirve a nosotros, o sea, qué esperamos del usuario de manera tal que nosotros podamos solucionárselo con nuestro producto o servicio)

El dinamismo de la web 2.0 ha agregado un componente más en la gestión de contenido: cada cuánto tiempo?

El rol de los responsables de contenidos

En base a mi experiencia profesional (ya llevo 9 años trabajando en proyectos web) creo que es conveniente separar la gestión de contenidos en dos partes (2 roles o perfiles), como comenté anteriormente:

  1. La producción de contenidos, y
  2. La publicación y distribución de los mismos

¿Quién produce los contenidos?

La producción de contenidos, rara vez se puede delegar en servicios contratados a terceros. Yo particularmente desaconsejo hacerlo.

La persona que produzca contenidos, en primer lugar, debe conocer muy bien la empresa o institución, su filosofía, su misión y visión, su compromiso social o corporativo, el valor único de sus productos o servicios, el tipo de cliente objetivo (perfil de usuario) y sus necesidades o preocupaciones, la fuerza de ventas (sector comercial) y sus argumentos, iniciativas y acciones, etc, etc. Un buen perfil es alguien interno a la empresa que trabaje en el area de comunicación y marketing.

En segundo lugar debe crear un plan de comunicación sencillo (qué cosa decir, a quienes, en qué momento, dónde, y para qué) que contribuya al desarrollo de la institución o negocio (plan de marketing)

¿Quién publica y distribuye contenidos?

La presentación y distribución sí puede delegarse en un buen servicio de administración web, con profesionales que sepan llevar adecuadamente el formato de los contenidos generados a los medios online, con una orientación SMM (social media manager) y conocimientos SEO

¿Qué herramienta es necesaria para la óptima gestión de contenidos?

Es necesario para una gestión de contenidos eficiente, contar con un buen sistema gestor de contenidos (Joomla, Wordpress, Drupal). Hoy en día ya no es posible administrar eficientemente una web con documentos HTML estáticos.

Los estándares y el paradigma actual de web 2.0, exigen un dinamismo más elevado en la publicación de contenidos, y esto es administrable únicamente con CMS

Es decir, el primer paso de la presentación y distribución de contenidos es contar con un sitio web desarrollado con CMS, e interconectado adecuadamente a los perfiles en redes sociales de la empresa, además este sistema debe estar optimizado para buscadores, con una usabilidad óptima, y la arquitectura de información adecuada a la empresa o institución.

Conclusión

La experiencia del usuario que accede a nuestros contenidos web determinará si capturamos su atención y logramos que empiece a seguirnos (por algún medio online determinado) o que abandone nuestra web y no vuelva nunca más.

En la actualidad de este mundo digital interconectado está todo interrelacionado: si a los usuarios no les gustan nuestros contenidos, a los buscadores tampoco les gustarán, lo que afectará nuestro posicionamiento (SEO), el impacto de la gestión en las redes sociales será nulo o muy bajo (SMM), la reputación online será mediocre (branding, imagen, credibilidad, relaciones públicas, créditos, menciones, enlaces)

Todo esto impacta en el SOV (share of voice) o nivel de participación o grado de presencia efectiva de tu marca o empresa en Internet

Si necesitas asesoramiento sobre gestión de contenidos web ya sea para plantear tu nuevo sitio o rediseñar/optimizar el que tienes publicado, no vaciles en contratar nuestro servicio de consultoría online, en unas pocas horas podemos decirte mucho.